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商會(huì)活動(dòng)策劃公司：一個(gè)商會(huì)社團(tuán)組織從發(fā)起、醞釀、籌備到注冊(cè)成立，僅僅是萬(wàn)里長(zhǎng)征走完了第一步。接下來(lái)，如何組織商會(huì)活動(dòng)、發(fā)展會(huì)員、對(duì)外聯(lián)絡(luò)、健康運(yùn)行、樹(shù)立形象、打造品牌，才是真正檢驗(yàn)商會(huì)團(tuán)隊(duì)的“試金石”。
商會(huì)服務(wù)重點(diǎn)在“商”，服務(wù)核心在“人”，服務(wù)關(guān)鍵在“會(huì)”。商會(huì)要多開(kāi)會(huì)才叫會(huì)，而“會(huì)”在某種意義上，就是活動(dòng)。商會(huì)活動(dòng)不同于政府公務(wù)活動(dòng)，也有別于企業(yè)商業(yè)活動(dòng)，它具有社團(tuán)組織和俱樂(lè)部活動(dòng)特點(diǎn)。活動(dòng)本身不是目的，借助活動(dòng)發(fā)展新會(huì)員、鞏固老會(huì)員、提升商會(huì)品牌、樹(shù)立商會(huì)形象、打造商業(yè)文化，才是真正目的。
商會(huì)活動(dòng)“有比無(wú)好、多比少好、優(yōu)比差強(qiáng)”。每一個(gè)強(qiáng)大的商會(huì)品牌背后，總有N個(gè)成功的活動(dòng)。商會(huì)活動(dòng)的規(guī)模大小、人數(shù)多少、經(jīng)費(fèi)多寡、主題新舊等固然重要，但活動(dòng)的頻率、質(zhì)量和效果，則起到關(guān)鍵作用。頻率解決的是“存在感”、質(zhì)量解決的是“認(rèn)同感”，效果是滿足“成就感”。
商會(huì)活動(dòng)要有創(chuàng)新與實(shí)踐
商會(huì)活動(dòng)誰(shuí)來(lái)辦？辦什么？如何辦？有樂(lè)觀派和悲觀派兩種，樂(lè)觀派重點(diǎn)放在執(zhí)行上，普遍認(rèn)為：活動(dòng)創(chuàng)意無(wú)標(biāo)準(zhǔn)可循，活動(dòng)執(zhí)行可以標(biāo)準(zhǔn)化、工序化。悲觀派放在策劃上，認(rèn)為主題是活動(dòng)的靈魂，內(nèi)容大于形式。一個(gè)活動(dòng)主要有“五大要素”：組織人、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、主題。在商會(huì)活動(dòng)主題普遍匱乏的前提下，前四個(gè)要素都可以作為活動(dòng)主題來(lái)延伸、拓展。
活動(dòng)成敗的關(guān)鍵在于組織人。首先一定要做自己的活動(dòng)。切勿“種了別人地，荒了自己的田”，學(xué)會(huì)“拒絕誘惑”，增強(qiáng)“內(nèi)生動(dòng)力”，少些“搭便車”心理，別人的活動(dòng)再成功，也終屬于別人，自己的活動(dòng)再失敗，也是自己的付出。商會(huì)活動(dòng)獨(dú)家主辦最好，兩家最優(yōu)，三家應(yīng)占主導(dǎo)者，多家則可忽略。其次一定要有自己的活動(dòng)。“有”是別人不能做、做不了、做不好的獨(dú)家活動(dòng)，具有不可復(fù)制、不可超越、不可替代性，比如北京廣西企業(yè)商會(huì)主辦了兩屆“全球桂商發(fā)展論壇”，北京山東企業(yè)商會(huì)發(fā)起舉辦了“京津冀山東企業(yè)展覽會(huì)”。最后一定要掌控好活動(dòng)。成功的活動(dòng)背后是看不見(jiàn)的掌控力，在合辦活動(dòng)中，如果沒(méi)有掌控力、話語(yǔ)權(quán)或極不對(duì)等，要么做嫁衣，要么當(dāng)花瓶。
什么時(shí)間舉辦什么樣的活動(dòng)，是商會(huì)舉辦活動(dòng)的秘密武器。大家不會(huì)以為主題不新而排斥。圍繞國(guó)家重大政治生活、社會(huì)事件可以開(kāi)展的主題：全國(guó)兩會(huì)期間與全國(guó)兩會(huì)代表委員座談，學(xué)習(xí)黨的重要會(huì)議精神，國(guó)家出臺(tái)重要政策解讀，邀請(qǐng)重大事件當(dāng)事人（英模人物）舉行報(bào)告會(huì)，向“特定事件”或?yàn)?zāi)區(qū)愛(ài)心捐贈(zèng)等等。此外，也可以圍繞會(huì)員“企業(yè)時(shí)間”開(kāi)展的主題：企業(yè)開(kāi)業(yè)、喬遷、上市、周年慶典，新產(chǎn)品上市會(huì)，企業(yè)家生日酒會(huì)等等。
商會(huì)活動(dòng)主題也可以因地而生、因地制宜。特定的環(huán)境不僅是活動(dòng)主題有益補(bǔ)充，也可獨(dú)立成章。遠(yuǎn)到走出國(guó)門，海外游學(xué)，投資創(chuàng)業(yè)、提高視野；近到國(guó)內(nèi)知名企業(yè)、地方政府、著名高校，學(xué)習(xí)觀摩、培訓(xùn)充電、投資考察，寓教于游；小到戶外景點(diǎn)、村寨農(nóng)家、田間地頭、工廠車間，親近自然、戶外健身、拓展拉練、修身養(yǎng)性。實(shí)踐證明，選擇正確的活動(dòng)場(chǎng)地就意味著活動(dòng)成功了一半，山東商會(huì)兩年間組織了六次游學(xué)沙龍，分別在北京近郊、河北張家口、天津薊縣，每次游學(xué)，均設(shè)置了4-8小主題，囊括：旅游、民俗、投資考察、企業(yè)觀摩、登山徒步、戶外拓展、國(guó)學(xué)、創(chuàng)業(yè)訓(xùn)練營(yíng)、愛(ài)心公益、愛(ài)國(guó)教育、聯(lián)歡等主題，做到邊游邊學(xué)，收獲全程。
互動(dòng)性是商會(huì)活動(dòng)成功的重要指標(biāo)
面臨各種不確定性，但完整的活動(dòng)評(píng)估體系將有助于建立一個(gè)包含了基本特征描述和重要統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的活動(dòng)執(zhí)行檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)誠(chéng)實(shí)和批評(píng)地評(píng)估來(lái)讓人們了解活動(dòng)的實(shí)際效果、利益和局限性，并以此來(lái)逐漸建立活動(dòng)的品牌、信譽(yù)和價(jià)值。
誰(shuí)來(lái)參加？而不是擬邀請(qǐng)，擬參加，以實(shí)際到達(dá)率為準(zhǔn)。不少活動(dòng)宣傳推廣時(shí)，羅列一些重要嘉賓名單吸引參與活動(dòng)者，結(jié)果現(xiàn)場(chǎng)發(fā)現(xiàn)大相徑庭。活動(dòng)也是一門遺憾的藝術(shù)，因?yàn)樗倳?huì)有缺憾，一些細(xì)節(jié)的疏忽，甚至一句不經(jīng)意話語(yǔ)會(huì)成為無(wú)法彌補(bǔ)和挽回的遺憾。商會(huì)活動(dòng)中“失約、缺席、早退”及“參加一兩次活動(dòng)則不再參加”現(xiàn)象，屬于活動(dòng)流失率。流失率越大，組織粘性越低。
強(qiáng)大的互動(dòng)性是活動(dòng)成功的一個(gè)重要指標(biāo)，沒(méi)有互動(dòng)則沒(méi)有參與度。活動(dòng)互動(dòng)率的計(jì)算方式為：參加活動(dòng)的人與活動(dòng)設(shè)置版塊進(jìn)行互動(dòng)的次數(shù)除以參加的人數(shù)。互動(dòng)率比值越低，越說(shuō)明活動(dòng)參與度越低，更多情況是一個(gè)人在唱獨(dú)角戲，“臺(tái)上一人講，臺(tái)下大家聽(tīng)”；互動(dòng)率比值越高，說(shuō)明參與性越強(qiáng)。
實(shí)踐證明，一個(gè)成熟的商會(huì)手中均有“大數(shù)據(jù)”，其中僅社會(huì)資源一項(xiàng)，就匯聚著政府、企業(yè)、人力、信息、社團(tuán)、金融、法律、媒體、藝術(shù)等各類“海量”資源，如何做單一行業(yè)活動(dòng)，邀請(qǐng)到行業(yè)最頂級(jí)配置，形成“超級(jí)圈層”？如何跨界做活動(dòng)，讓所有行業(yè)融會(huì)貫通，互惠互利？繼而轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，改善資源配置效率，解決信息不對(duì)稱，有效節(jié)約交易成本等等，取決于整合力的高低。
作者：北京山東企業(yè)商會(huì)副秘書長(zhǎng)
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