慶典活動(dòng)策劃的準(zhǔn)備工作
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慶典活動(dòng)是現(xiàn)代企業(yè)或組織公關(guān)策劃中重要的工作方式之一，慶典活動(dòng)的形式既可以是傳統(tǒng)的活動(dòng)形式，也可以是創(chuàng)新的形式，比如有的商場(chǎng)的開(kāi)業(yè)慶典活動(dòng)是買(mǎi)下途徑商場(chǎng)門(mén)前的工交車的當(dāng)天的乘坐權(quán)，給潛在的顧客們以真正的實(shí)惠，讓商場(chǎng)開(kāi)業(yè)的消息在當(dāng)?shù)氐木用褚驗(yàn)楫?dāng)天坐車不花錢(qián)的新聞中而自行傳播；創(chuàng)新形式的慶典活動(dòng)因策劃者的創(chuàng)意不同其形式豐富多彩，在目前的現(xiàn)實(shí)工作中傳統(tǒng)形式的慶典活動(dòng)仍是主流，而傳統(tǒng)形式的慶典活動(dòng)的策劃和組織工作有一定的套路，一般可從以下環(huán)節(jié)入手進(jìn)行準(zhǔn)備。
一、精心擬出邀請(qǐng)慶典活動(dòng)賓客的名單
一般邀請(qǐng)賓客的范圍是本組織的主管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)及業(yè)務(wù)往來(lái)單位；相關(guān)媒體新聞?dòng)浾撸煌胁块T(mén)和直屬部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)其他公眾；名單經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定后，印制成精美的請(qǐng)柬，并提前2周左右的時(shí)間寄送給賓客，活動(dòng)前3天再電話核實(shí)，看有無(wú)變動(dòng)，貴賓在活動(dòng)前一天再核實(shí)一次。
二、確定慶典活動(dòng)主持人
慶典活動(dòng)主持人可以是相關(guān)政府部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)，也可以是本組織領(lǐng)導(dǎo)，還可以是有一定影響的電視臺(tái)等主持人。一般主持人應(yīng)儀表大方、口才良好、反映敏捷等。
三、擬定慶典活動(dòng)程序
程序可包括主持人宣布慶典活動(dòng)開(kāi)始、升國(guó)旗奏國(guó)歌和升公司旗奏公司歌、介紹重要來(lái)賓、組織負(fù)責(zé)人和重要來(lái)賓致詞、剪彩或安排參觀等余慶活動(dòng)。程序的安排要求緊湊、連貫而細(xì)致周密，程序的安排關(guān)系到活動(dòng)的成敗。
四、布置慶典活動(dòng)場(chǎng)地
舉行儀式的場(chǎng)地可以設(shè)在組織有關(guān)慶典活動(dòng)的現(xiàn)場(chǎng)，如開(kāi)工或竣工慶典選在工程現(xiàn)場(chǎng)，開(kāi)業(yè)慶典選擇在鋪面或商店的門(mén)口等，應(yīng)在場(chǎng)地懸掛開(kāi)業(yè)或慶典會(huì)標(biāo)、慶祝或歡迎詞語(yǔ)。因?yàn)殚_(kāi)業(yè)活動(dòng)一般是站立舉行的，所以要在來(lái)賓站立處和剪彩處鋪設(shè)紅色地毯，以示尊敬和莊重。場(chǎng)地布置可充分利用飄空氣球、彩虹門(mén)、步道旗、花籃及花卉植物、紅地毯等，如會(huì)場(chǎng)兩邊可放置來(lái)賓贈(zèng)送的花籃，四周懸掛彩帶和宮燈。還要準(zhǔn)備好音響、照明設(shè)備，使整個(gè)場(chǎng)地氣氛顯得隆重、熱烈。總之應(yīng)喜慶而熱烈。
五、安排接待工作
這一工作要事先指派專人負(fù)責(zé)，重要來(lái)賓的接待應(yīng)由組織負(fù)責(zé)人親自完成。事先安排接待服務(wù)人員，安排來(lái)賓接待室，接待室中要求茶杯潔凈，茶幾桌上放置煙缸，如不允許吸煙，應(yīng)用禮貌標(biāo)語(yǔ)標(biāo)牌放置在接待室中，提示來(lái)賓。要事先訂購(gòu)嘉賓佩帶的胸花。
六、安排剪彩工具和禮儀小姐
慶典活動(dòng)主辦單位應(yīng)備好彩綢或彩帶、剪刀、托盤(pán)、托布等，禮儀小姐的人數(shù)應(yīng)比剪彩領(lǐng)導(dǎo)人數(shù)多1人。
七、準(zhǔn)備來(lái)賓簽到處和貴賓留言冊(cè)
貴賓留言冊(cè)不要用普通簽字本，應(yīng)用紅色或金色錦緞面高級(jí)留言冊(cè)，應(yīng)準(zhǔn)備好毛筆、硯墨或碳素筆，還要準(zhǔn)備好來(lái)賓簽到處。此外，還可以準(zhǔn)備兩個(gè)盒子或碟，一個(gè)裝單位領(lǐng)導(dǎo)或公關(guān)部經(jīng)理的名片，另一個(gè)裝來(lái)賓的名片，這樣便于今后聯(lián)系或制作通訊錄。
八、準(zhǔn)備相關(guān)文字材料和饋贈(zèng)禮品
印制一些材料，如本組織宣傳冊(cè)、慶典活動(dòng)的程序表，來(lái)賓名單和致詞，組織經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目和政策等。贈(zèng)送的禮品也是一種宣傳性傳播媒介，只要準(zhǔn)備得當(dāng)，往往能產(chǎn)生很好的效果。從組織形象考慮，禮品應(yīng)該具有以下特點(diǎn)：
1、象征性和紀(jì)念性
在開(kāi)業(yè)慶典中的禮品應(yīng)該有紀(jì)念意義。人們從禮品的形狀及內(nèi)容上能一目了然地明確它的含義。同時(shí)給人發(fā)禮品，是作為紀(jì)念，總希望人們能重視它、珍惜它，可以使人不時(shí)地想到或向別人提起曾經(jīng)參加過(guò)某個(gè)活動(dòng)、曾經(jīng)當(dāng)過(guò)某某代表、曾經(jīng)去過(guò)某個(gè)地方，使自己有一種特殊的榮譽(yù)感。
2、宣傳性
在某種意義上說(shuō)，禮品最好能成為宣傳本組織的廣告載體。一般應(yīng)在禮品的包裝上印有組織標(biāo)志、慶典開(kāi)業(yè)日期、服務(wù)承諾或產(chǎn)品圖案及廣告用語(yǔ)等。當(dāng)然商業(yè)味不宜太濃，本組織信息要善于巧妙別致地設(shè)計(jì)在禮品上。
九、音響設(shè)備的調(diào)試
了解無(wú)線麥克風(fēng)電磁波的方向性、頻率高低、音量大小，不要出現(xiàn)”吱吱”的噪音或間斷噪音。線路距離與麥克風(fēng)連線長(zhǎng)短要考慮周全，不要使講話者無(wú)法進(jìn)行必要的移動(dòng)。有時(shí)一個(gè)麥克風(fēng)在講話者間傳遞使用，電線太短不方便，電線太長(zhǎng)又顯得很雜亂，因此，事先應(yīng)設(shè)計(jì)好講話、演示、產(chǎn)品介紹時(shí)表演者的路線。如果可能，對(duì)移動(dòng)的演講者、表演者最好用移動(dòng)無(wú)線麥克風(fēng)，或盡可能將線的一部分藏在地毯下面，以避免絆倒人。如果為演講者提供新的服務(wù)設(shè)施，在會(huì)議前一定要向有關(guān)人員進(jìn)行明確的介紹。有關(guān)服務(wù)人員應(yīng)熟悉業(yè)務(wù)與設(shè)備，事先做好細(xì)致的準(zhǔn)備。可以參考：活動(dòng)策劃現(xiàn)場(chǎng)如何對(duì)音響設(shè)備進(jìn)行驗(yàn)收？
十、配套節(jié)目
慶典活動(dòng)完畢，宜安排些氣氛熱烈的節(jié)目，如敲鑼打鼓、舞獅子，放飛信鴿，合唱歌曲，放喜慶音樂(lè)等。在允許燃放鞭炮的地區(qū)，還可燃放鞭炮聲花產(chǎn)禮炮等，造成喜慶氣氛。此外，還可以請(qǐng)軍樂(lè)隊(duì)演奏。（注意一般情況下不要放氫氣球，特別是在機(jī)場(chǎng)附近，以免影響飛機(jī)的飛行安全。）
十一、參觀、座談或聚會(huì)
主持人宣布儀式結(jié)束，即可引導(dǎo)客人參觀工程、組織、公司或商店。可介紹主要設(shè)施或特色商品，以融洽與同行的關(guān)系，也可以舉行短時(shí)間的座談或請(qǐng)來(lái)賓在留言簿上簽字。之后，還可以安排舞會(huì)、宴會(huì)答謝來(lái)賓。
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